Come si usa
La struttura del portale ricalca la suddivisione in cartelle, sottocartelle e documenti simile a quella di un normale sistema operativo.
Abbiamo quindi una cartella principale (la homepage) all'interno della quale sono contenute, ordinate ad albero, tutte le altre sezioni e pagine del portale. L'unica differenza rispetto alla classica gestione risorse di un sistema operativo è che le cartelle non sono dei semplici contenitori, ma possono presentarsi come pagine interattive, graficamente elaborate, ecc. al pari dei documenti che contengono.
Un esempio è la homepage che, come dicevamo, contiene tutto il resto, ma invece di mostrare l'elenco dei contenuti, si presenta come pagina introduttiva del sito.
Una visione chiara ed immediata della struttura a cartelle e documenti è invece fornita dalla mappa del sito (link in basso a sinistra).
Vediamo ora come sono strutturate alcune delle sezioni di questo portale:
• Homepage — nello screenshot d'esempio mostriamo la homepage vista da un utente non autenticato, ovvero chiunque arrivi sul sito e non abbia ancora effettuato il login.
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Una volta che un utente effettua il login inserendo username e password, compare un nuovo link "pagina personale" che gli permette di raggiungere la propria area privata.
L'area privata (o pagina personale) è una zona del portale alla quale hanno accesso esclusivamente l'utente in questione e il gestore del sito. Ogni utente dispone di una propria area privata separata dalle altre. I contenuti di quest'area non saranno visibili a nessun altro, nemmeno qualora gli venisse fornito l'indirizzo completo.
• Pagina personale — in questa seconda schermata iniziamo a notare alcune cose:
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Innazitutto il percorso, che ci prova nuovamente la struttura ad albero
Più in basso ci sono invece i link alle sottocartelle nelle quali vengono caricati e salvati i documenti relativi ad un certo anno fiscale. Clickando ad esempio su 'Fatture d'acquisto' entreremo nell'omonima cartella.
• Cartella per documenti — sono le cartelle in cui vengono caricati e salvati i documenti:
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Anche in questo caso all'interno della cartella non vedremo il semplice elenco degli oggetti contenuti ma, in questo caso, avremo un link che ci consentirà di inserire un nuovo file e più sotto uno storico delle azioni all'interno della cartella stessa. Ed è proprio lo storico a fornirci l'elenco dei files che sono stati inseriti in passato e che quindi ci fornisce la possibililtà di recuperarli.
Nell'esempio abbiamo considerato "Fatture di acquisto", il comportamento delle altre sezioni è analogo. Quello in cui differiscono è il modo in cui rinominano i files, relativamente alla tipologia di documento, una volta che sono stati caricati.
In particolare i documenti verrano identificati come:
- Contabilità se inseriti in Fatture di vendita/acquisto o Prima nota
- F24
- Altro
nota: la differenziazione in queste tre categorie è limitata al nome del file attribuito dal sistema al documento caricato; la separazione fisica dei documenti resta subordinata al 'dove' sono stati uploadati, per cui, ad esempio, pur appartenendo tutte a 'Contabilità', fatture di vendita/acquisto e prima nota restano comunque organizzate nelle diverse cartelle (Fatture di vendita, Fatture di acquisto o Prima nota) in cui sono state inserite e così facilmente ricuperabili.
Come mostrato dallo screenshot, ogni azione eseguita in una di queste cartelle viene registrata in uno storico che non è modificabile, neanche dall'amministratore del sito.
Questo storico oltre ad offire la registrazione della azioni eseguite nella cartella permette, tramite gli appositi link, anche un rapido accesso ai documenti sia per esaminarne i dettagli sia per il download diretto. In questo modo avrete la possibilità di verificare in ogni momento cosa è stato caricato sul portale e quando è stato caricato.
• Caricamento — la pagina attraveso il quale si effettua l'inserimento di un nuovo documento:
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Le informazioni che possono essere inserite al momento dell'upload sono:
- Titolo: un nome breve che aiuta ad identificare il documento. Sarà sempre visibile in tutte le pagine in cui ci saranno riferimenti a quel documento
- Descrizione: è un campo di testo, più ampio, all'interno del quale è possibile scrivere delle note relative al file che si sta uploadando. Sarà visibile esclusivamente nella pagina 'dettagli'
- Mese di riferimento: tramite questa lista sarà possibile settare al documento una mensilità di riferimento indipendente da quando viene caricato.
- File: il campo che permette di selezionare direttamente dal proprio computer quale documento caricare
nota: come specificato tramite i commenti inseriti nell'immagine, una volta ultimato il caricamento il sistema rinomina il file secondo un criterio che permette di identificarne alcune informazioni aggiuntive direttamente dal nome.
• Esempio — una volta caricato il documento la struttura ad albero del portale, rappresentata con le icone tipiche di un sistema operativo sarebbe questa:
